Elegir entre Categorías de Registro con Workspaces vs. sin Workspaces

Crear una estructura organizativa clara es esencial para un acceso y recuperación de documentos eficiente. Aunque los workspaces son herramientas valiosas para separar tipos de trabajo y controlar niveles de acceso, en algunas situaciones puede ser más adecuado crear una categoría de registro sin workspaces. Este breve tutorial explica cuándo elegir esta opción.

Usa workspaces cuando: Necesitas combinar diferentes tipos de trabajo. Los workspaces te permiten mantenerlos organizados en un mismo registro.

Ejemplos: auditorías, impuestos, consultoría; cada uno con su propia estructura de carpetas y niveles de acceso dentro del mismo registro.

No uses workspaces cuando: Necesitas aislar documentos por departamento. Buscas mantenerlo simple aislando documentos dentro de tu área.

Es como tener tu propio rincón ordenado en la oficina, donde todos saben dónde pertenece cada cosa.

Conclusión: Decide usar workspaces o no según lo que funcione mejor para tu equipo. Los workspaces son ideales para mezclar tipos de trabajo y gestionar distintos niveles de acceso.

Para equipos más pequeños o departamentos aislados, la simplicidad de no usar workspaces puede ser la mejor opción.