¿Estás cansado de la inconsistencia en los nombres de archivos en tu organización? ¡Entonces las Convenciones de Nombres de Archivos podrían ser la solución perfecta para ti! Las convenciones de nombres de archivos se usan para estandarizar y automatizar los nombres de archivos. Ve la guía paso a paso a continuación:
Solo Managers:
Haz clic en Configuración (Settings) en la esquina inferior izquierda.
2. Haz clic en la pestaña File Naming Conventions.
3. Para crear una nueva convención de nombres de archivo, haz clic en Nuevo (New) en el lado derecho de la pantalla.
4. Asigna un nombre a la convención de acuerdo con el propósito de su uso y haz clic en Crear (Create). Los nombres de las convenciones no pueden exceder los 100 caracteres ni contener caracteres especiales.
Por defecto, la siguiente información aparecerá en la pantalla:
La siguiente información puede configurarse como parte de una Convención de Nombres de Archivos (en cualquier orden y combinación):
Original Filename: El nombre original del archivo.
Record Name: El nombre del registro dentro de Edi. Los registros pueden crearse siguiendo los pasos de este tutorial.
Record Key: El número de referencia establecido cuando se crean las Categorías de Registro.
Custom Text: Permite agregar un texto personalizado como parte de la convención. Por ejemplo, añadir la palabra “Borrador” al nombre del archivo si es un archivo en borrador.
Date Created: La fecha en que se creó el archivo. La fecha puede mostrarse en diferentes formatos.
Importante: Aunque no hay límite de caracteres para las reglas de la convención, los nombres de archivos en Edi están limitados a 244 caracteres.
Una vez que agregues las reglas de la convención y establezcas el orden, por defecto el nombre del archivo será una cadena larga que incluye todos los elementos de la convención.
5. Puedes seleccionar si los elementos de la convención estarán separados por espacios, guiones bajos o guiones haciendo clic en la casilla y eligiendo la opción del menú desplegable. Aparecerá una vista previa de cómo se nombrará el archivo y se podrán realizar cambios según tus necesidades.
6. (Opcional) Si deseas aplicar la convención solo a uno o varios workspaces específicos, activa la opción mediante el interruptor y haz clic en Agregar Workspace (Add Workspace) para seleccionar los workspaces donde se aplicará la convención.
7. Haz clic en Guardar Cambios (Save changes) para guardar la configuración. Si una convención queda obsoleta, puede desactivarse con el interruptor o eliminarse haciendo clic en Eliminar (Remove).
Por favor, consulte abajo un GIF de ejemplo que muestra todo el proceso descrito anteriormente.
Solo Admin:
Los usuarios con credenciales de Admin pueden configurar si los usuarios podrán renombrar y/o asignar una convención de nombres al subir un archivo. Para acceder a esta configuración:
Haz clic en tu nombre de perfil en la esquina inferior izquierda, luego selecciona Admin. La configuración de Admin se abrirá en una nueva pestaña del navegador.
2. Haz clic en la pestaña Organization Preferences en el lado izquierdo.
3. Desde allí, activa o desactiva la opción dentro de la sección File Management Permissions.
Usuarios:
Cuando un usuario renombra, sube o crea un archivo, tendrá la opción de aplicar una Convención de Nombres de Archivos.